Kurumlar belirli bir büyüklüğe eriştiklerinde, daha fazla kurumsallaşmak istediklerinde veya yeni büyük bir proje aldıklarında bazen Vizyon değiştirdiklerinde nadiren de İşler tıkanma noktasına geldiğinde genellikle reorganize olmaya ihtiyaç duyarlar.
Reorganizasyon eldeki mevcut kadro ile yapılabileceği gibi ihtyaç duyulan noktalarda kadroya yapılacak bazı takviyeler ile de finalize edilir.
Re-organizasyon yapılırken dikkat edilecek ana noktalar:
1. Reorganizasyonun gerçek amacı ne? Kurumun reorganizasyon sayesinde hangi yeni iş sonuçlarını hedeflediği yeteri kadar net tanımlanmış mıdır?
2. Fonksiyon (sadece Departman referanslı) bazlı mı reorganize olacağız? Ürün/Müşteri bazlı mı reorganize olacağız? Hibrit bir organizasyonu mu hedefleyeceğiz?
3. Reorganizasyon için an itibarı ile fiziksel bir kısıt var mı (Lokasyon vb.)? Yoksa bu kısıt bir süre sonra olabilir mi? Merkezi bir yapılanma ihtiyacı var mı, olabilir mi?
4. Reorganizasyon tasarımında mali hedeflerde toplam performansı mı değerlendireceğiz ( Paçal bazlı P&L*)? Kar Merkezi ve Maliyet Merkezi olarak mı kurgulama yapacağız (Ürün/Müşteri bazlı P&L*)?
5. Organizasyonunuzda yapılacak olan İş’i Tanımlayan, Planlayan, Uygulayan, Kontrol Eden ve Önlem Alan Süreçler hangileri olacak belirlenmiş mi?
(Örneğin: Tanımlayan; Pazarlama,Arge, Ürge, Mühendislik – Planlayan; Finans, İK, Üretim Planlama – Uygulayan; Üretim, Satış, Satınalma, IT Önlem Alan; Üst Yönetim, Denetim.)
6. Reorganize ihtiyacı duyulan Ana Süreçler ve onların Alt Süreçleri kapsamlı bir şekilde tanımlı mı?
7. Süreçlerin tanımında güçler ayrılığı tanımlanmış mı? (“Yasama-Yürütme-Yargı” tek yerde mi?)
8. Süreçlerdeki Bilgi İş Akışlarının nasıl olacağı ve kullanılacak araçlar (yazılımlar, doküman yönetim sistemi vb…) net mi? Tanımlanan tüm ana ve alt süreçlerin; bu iş akışlarına uygun bir şekilde çalıştırılması için oluşturulması gereken ve olmazsa olmaz görev kutuları (pozisyonlar) belli mi?
9. Organizasyonun etkinliğini ölçebileceğimiz tanımlan tüm ana Süreçlere, alt Süreçlere ve kutulara ait Hedef Başarı ve Risk Göstergeleri seti (KPI) oluşturuldu mu? Bunları düzenli ölçüp raporlayabilecek altyapımız mevcut mu?
10. Belirlenen bu kutularda (pozisyonlar) yer alacak personelde olması gereken kişisel yetkinlik, mesleki yetkinlik ve yeterlilik (eğitim, tecrübe, referans…) setleri oluşturulmuş mu?
11. Başarı/risk göstergelerini ve raporları kapsayan yetkinlik/yeterlilik bazlı bu kutulara ait detaylı görev tanımları var mı?
12. Elimizdeki adaylar gerçekten yetkinlik ve yeterlilik itibarı ile bu kutulara uygun adaylar mı (liyakat)? Değilse uygun adayları bulabilir miyiz? Bulsak da Şirkete dahil ede bilir miyiz? Dahil etsek de elde tutabilir miyiz?
13. Devreye alacağımız reorganizasyonun etkinliğini nasıl denetleyeceğiz? Nasıl bir performans ölçme ve değerlendirme&denetim mekanizması kuracağız?
14. Süreçler arası etkileşimi kapsayan iş bazında düzenlenmiş bir hiyerarşi ve yetki ve sorumluluk matrisi (RACI**) var mı? Organizasyon Şemasındaki süreçler ve kutular arasındaki matris etkileşimler net ifade edilmiş mi?
15. Yönetmekte olduğunuz en önemli Projeleriniz için gerekirse organizasyonel hiyerarşi ile etkileşim içinde olacak ancak özerk hareket edebilecek ve Proje Liderinin ve Ekibinin inisiyatif alma oranını artıracak aynı zamanda uzmanlığın karar almasını teşvik edecek bir Proje Yönetim Yetki ve Sorumluluk matris organizasyona ihtiyaç var mı?
Reorganizasyon çalışmalarında adeta bir checklist gibi kullanılabilecek bu liste daha da uzatılabilir, detaylandırılabilir. Bu liste “Yapılacaklar Listesi (to do list)” olarak Size yol gösterecektir. Bununla birlikte bu uygulama için reorganizasyon öncesi tarafsız ve deneyimli bir ekipten oluşan bir danışmanlık desteğini almak belki de en doğru olan yöntem olacaktır.
Günün sonunda Kurumlarımızdaki sistemleri kuran, sistemleri çalıştıran, sistemleri denetleyen, organizasyonu çalıştıran sahip olduğunuz İnsan Kaynağınızdır. İnsan Kaynağınızın Kapasite, Kabiliyet ve Karakter analizini yapmadan hangi reorganizasyon modelini seçtiğinizin bir anlamı çok yoktur. Organizasyonunuzun veya Sisteminizin etkinliği çalışanlarınızın kapasite, kabiliyet ve karakterine bağlıdır.
“Sisteme göre Ekip mi? Ekibe göre Sistem mi?” yanıtının an itibarı ile tek bir doğru cevabı olmamakla birlikte elbette en nihayetinde elbette cevap “Sisteme göre Ekip oluşturmaktır”. Unutulmamalıdır ki Sistemler Hedefe Hizmet etmelidir, Ekipler de Sisteme. O nedenle uönetim bilimlerinde “İnsanlar hata yapmaz, Sistemler hata yapar” kabulü vardır.
*P&L : Profit Loss Table (Kar Zarar Tablosu-Gelir Tablosu-Bütçe)
** RACI: Yetki Sorumluluk Matrisi (Responsible-Accountable-Consulted-Informed)
Sevdiğim Sözler:
“Çalışana karşı duyulan güven ikiye ayrılır: 1.Karaktere Güven 2.Kabiliyete Güven. Karaktere olan güven; milyon sayısının başındaki “1” rakamı gibidir.” Anonim
Comments